NF-e: guia completo para emitir e armazenar a Nota Fiscal de Produto Eletrônica

Papel? Só se for para embrulhar presente. Desde que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) virou obrigação no Brasil, a vida do empreendedor ficou (bem) mais digital. O problema é que, no lugar de carimbos e blocos, surgiram siglas, versões de layout e uma montanha de regras que mudam todo ano. Se você ainda se confunde entre XML, DANFE e QR Code, relaxa: este guia traz tudo o que importa — atualizado para 2025 — sem “contabilês” excessivo e com exemplos que cabem no seu dia a dia de negócio.

Em números, a NF-e já passou de 49 bilhões de documentos autorizados no portal nacional (abril/2025) e envolve mais de 2,6 milhões de emissores. Ou seja, entender o assunto deixou de ser diferencial: é indispensável.

Sumário

• 1. O que é NF-e?
• 2. Para que serve a NF-e?
• 3. Como emitir NF-e (passo a passo)
• 4. Tipos de documentos fiscais eletrônicos
• 5. Regras de armazenamento e guarda
• 6. Perguntas frequentes
• 7. Conclusão

1. O que é NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, que documenta operações de circulação de mercadorias e prestações de serviços sujeitas ao ICMS ou ao IPI. Criada em 2006 e obrigatória para a maioria dos segmentos desde 2010, ela substituiu as antigas notas modelo 1 e 1-A e hoje utiliza o layout 4.0, padronizado nacionalmente.

Os principais elementos que compõem a NF-e são:

• XML: arquivo-fonte assinado digitalmente.
• DANFE: representação gráfica resumida que acompanha o transporte da mercadoria.
• Chave de acesso: código numérico de 44 dígitos para consulta pública.

2. Para que serve a NF-e?

Emitir NF-e garante segurança jurídica ao vendedor e ao comprador, facilita o recolhimento de impostos e reduz custos com papel e logística. Para o Fisco, aumenta o poder de fiscalização e reduz a sonegação. Para a sociedade, diminui o consumo de papel e incentiva a automação comercial.

Quer aprofundar? Veja também quais impostos incidem sobre a NF-e.

3. Como emitir NF-e (passo a passo)

3.1 Requisitos básicos

1. Credenciamento na SEFAZ do seu estado.
2. Certificado digital ICP-Brasil (e-CNPJ A1 ou A3).
3. Software emissor (próprio, de mercado ou gratuito).

3.2 Fluxo de emissão

1. Gerar o XML com dados da operação.
2. Assinar digitalmente o arquivo.
3. Transmitir para a SEFAZ via webservice.
4. Receber autorização de uso.
5. Gerar/imprimir o DANFE para acompanhar a mercadoria.

3.3 Exemplo em PHP

// Assinar XML com certificado A1 (exemplo genérico)
$xmlAssinado = XmlSigner::sign(
    $xmlOriginal,
    '/caminho/certificado.pfx',
    getenv('PFX_SENHA')
);

// Enviar para a SEFAZ
$response = Http::post(
    'https://nfe.sefaz.rs.gov.br/ws/NfeAutorizacao/NFeAutorizacao4.asmx',
    $xmlAssinado,
    ['Content-Type: text/xml']
);

3.4 Dicas práticas

• Mantenha o relógio do servidor sincronizado (NTP).
• Implemente retry exponencial em caso de time-out.
• Monitore notas rejeitadas e corrija imediatamente CFOP, NCM e CST.
• Use a consulta de NF-e para conferir a autorização da SEFAZ.

4. Tipos de documentos fiscais eletrônicos

Sigla	Finalidade principal	Emissor típico
NF-e	Venda de produtos e mercadorias	Indústrias, atacados, e-commerce
NFC-e	Venda presencial a consumidor final	Varejo e delivery
NFS-e	Prestação de serviços	Prestadores em geral
CT-e	Transporte de cargas	Transportadoras
MDF-e	Manifesto eletrônico de documentos fiscais	Transportadoras e embarcadores

Caso tenha dúvidas sobre qual documento usar, confira nosso comparativo NF-e × NFS-e.

5. Regras de armazenamento e guarda

A legislação federal exige que o XML da NF-e seja guardado por 5 anos + o ano corrente. O DANFE pode ser descartado após a entrega, mas o arquivo digital deve ficar disponível para fiscalizações ou garantias. Muitos empreendedores usam backup em nuvem com indexação automática do XML. Saiba mais em nosso guia sobre XML de NF-e.

6. Perguntas frequentes

Preciso de NF-e para vendas abaixo de R$ 100,00? Sim. O valor da operação não altera a obrigatoriedade quando o emissor já está credenciado na SEFAZ. Posso emitir sem certificado digital? Não para NF-e. O certificado é obrigatório por lei. Apenas a NFC-e permite emissão off-line em casos de contingência. A SEFAZ guarda minhas notas para sempre? Ela mantém o registro, mas o contribuinte continua responsável pelo XML durante o período legal de guarda.

7. Conclusão

Dominar a NF-e significa menos burocracia, mais agilidade e muito menos risco fiscal. Com as regras atualizadas, certificado em dia e um emissor confiável, você mantém o negócio regularizado e ainda ganha tempo para focar no que realmente importa: vender e crescer.