Glossário NFC-e: 21 termos que você precisa conhecer sobre a nota de consumidor

Atualizado há mais de 3 semanas

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) foi criada para facilitar a vida do varejo no nosso país. Ao substituir o modelo impresso por um digital, as rotinas fiscais tornam-se mais práticas e eficientes. 

Além disso, a emissão de NFC-e traz mais segurança para vendedores e compradores e, consequentemente, facilita a legalização do negócio. 

Porém, assim como em outros tipos de notas fiscais, existem palavras expressões que podem causar confusão. Mas fique tranquilo: este glossário da NFC-e mostra os 21 principais termos que todo empreendedor deve conhecer. 

Conteúdo

• Certificado digital
• CFOP
• CSC
• Contingência
• Cupom Fiscal
• Danfe
• MF-e
• NCM
• SAT
• QR code
• Rejeição
• XML
• Emitente
• Destinatário
• Chave de Acesso
• Protocolo de Autorização
• Status de Autorização
• Cancelamento de NFC-e
• Inutilização de Numeração
• Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
• Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

1. Certificado digital

O certificado digital é a identidade de uma pessoa jurídica ou até mesmo física. É utilizado para validar documentos e assinar notas fiscais eletrônicas. 

No caso da NFC-e, o certificado digital é utilizado para dar veracidade às informações contidas no XML do documento. Sem isso, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) não consegue identificar se os seus dados são válidos ou não. 

Dentre os principais modelos do certificado digital, dois se destacam:

• certificado digital A1: apesar de ter validade de apenas um ano, permite a automação de notas fiscais, já que pode ser instalado no emissor ou até mesmo no navegador da máquina.
• certificado digital A3: tem validade de até 3 anos, contudo, não possibilita a automação de notas fiscais. Equivale a um token ou um pendrive, que precisa ser plugado no computador toda vez que for necessário emitir nota fiscal. 

2. CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um código de 4 dígitos que determina a natureza da circulação de mercadorias no Brasil, e até mesmo no exterior. Ele indica se é necessário recolher impostos ou não com o transporte de produtos. 

O CFOP é dividido da seguinte forma:

• 1º dígito: mostra se o produto ou a atividade é de entrada ou de saída;
• 2º dígito: mostra qual é o grupo ou a operação referida na NFC-e;
• 3º e 4º dígitos: especifica o tipo de prestação ou de operação.

Os códigos CFOPs válidos para a NFC-e são:

• 5.101 – Venda de produção do estabelecimento;
• 5.102 – Venda de mercadoria de terceiros;
• 5.103 – Venda de produção do estabelecimento efetuada fora do estabelecimento;
• 5.104 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, efetuada fora do estabelecimento;
• 5.115 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, recebida anteriormente em consignação mercantil;
• 5.405 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído;
• 5.656 – Venda de combustível ou lubrificante de terceiros, destinados a consumidor final;
• 5.667 – Venda de combustível ou lubrificante a consumidor ou usuário final estabelecido em outra UF;
• 5.933 – Prestação de serviço tributado pelo ISSQN.

Em caso de dúvidas, sempre consulte o seu contador. Ele é o profissional que tem o conhecimento necessário para auxiliar nessas horas e evitar dores de cabeça com a fiscalização. 

3. CSC

O Código de Segurança do Contribuinte (CSC) é fundamental para dar autenticidade à emissão de NFC-e. É um código alfanumérico, ou seja, é composto por letras e números, de uso e conhecimento exclusivo do empreendedor e da Sefaz. Também é chamado de token CSC e utilizado na geração no código bidimensional do QR-Code.

Para acessar o seu CSC, você deve consultar a sua Sefaz. Tenha em mente de que muitos estados exigem o certificado digital para logar no sistema e gerar o CSC.

4. Contingência

A NFC-e em contingência é acionada quando há problemas de comunicação com a Sefaz. Em outras palavras, o contingenciamento serve para garantir o funcionamento do seu empreendimento quando há falhas na conexão à internet ou quedas no sistema da Sefaz. 

Fique atento, pois a contingência deve ser utilizada apenas em momentos de instabilidade e não a todo momento. Não seguir as determinações da Sefaz para o contingenciamento pode significar pagar multas e ter dores de cabeça com a fiscalização.

É essencial ficar atento para evitar a duplicidade na hora de reenviar as notas após o sistema da Sefaz voltar ao normal. 

5. Cupom Fiscal

O cupom fiscal é o comprovante impresso pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF), informando os dados básicos da compra. É comum confundi-lo com a NFC-e, mas saiba que o documento não tem validade fiscal. Por esse motivo, a NFC-e foi criada e está sendo implementada em todo o país. 

Veja como o cupom fiscal é:

6. Danfe

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal (Danfe) é uma representação simplificada da NFC-e. A impressão do Danfe NFC-e pode ser feita em qualquer impressora não fiscal — o que facilita a rotina do empreendedor —, com base nas informações contidas no XML. 

O Danfe NFC-e deve ter:

• chave de acesso;
• código de barras bidimensional (QR Code)
• dados do emitente (CNPJ, razão social e endereço);
• texto “Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica”;
• informações do pagamento (troco e valor pago);
• informações da venda.

A impressão do Danfe NFC-e resumido ou ecológico é uma boa ideia para ajudar a preservar a natureza desde que a Sefaz do seu estado permita. Como não é necessário detalhar os itens da venda, o tamanho do papel impresso é menor.

O Manual de Padrões Técnicos pode te auxiliar a entender mais sobre o assunto.

7. MF-e

Com funcionamento apenas no estado do Ceará, o Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e) substitui o cupom fiscal e é utilizado pelo varejo. É um equipamento homologado pela Sefaz para emitir o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), que exige o uso de um ERP. Assim como o SAT, não requer a utilização de uma impressora fiscal.

5. NCM

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é o código formado por oito dígitos que identifica a natureza dos produtos comercializados no Brasil e, inclusive, no Mercosul. 

Além de garantir a coleta dos dados estatísticos do consumo de mercadorias, o NCM garante a tributação correta em cada transação. Cada par de número tem um significado:

• 2 primeiros dígitos – Capítulo;
• 4 primeiros dígitos – Posição;
• 6 primeiros dígitos – Subposição;
• 7º dígito da NCM – Item;
• 8º dígito da NCM – Subitem.

O Guia de Comércio Exterior e Investimento pode ser utilizado para descobrir o NCM dos seus produtos. Contudo, é bom pedir a orientação do seu contador antes de tomar qualquer decisão, ok?

9. SAT

O Sistema Autenticador e Transmissor (SAT) documenta as transações do varejo do estado de São Paulo. É um equipamento físico que deve ser ligado ao sistema da sua loja e validado com o uso de um certificado digital. 

Alguns dos principais modelos de SAT do mercado são:

O SAT é usado para gerar o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), não sendo possível imprimir os documentos para o consumidor. Nesse caso, é recomendado utilizar uma impressora comum para realizar a tarefa. 

Quando comparado com a NFC-e, o SAT tem um grande diferencial, já que não precisa de conexão à internet para funcionar. Isso quer dizer que o aparelho pode armazenar os dados das transações localmente e, posteriormente, enviá-las para a Sefaz. Nesses casos, é necessário respeitar o prazo de 10 dias para enviar os CF-es gerados. 

Abaixo, você confere um exemplo de um CF-e (clique na imagem para ampliá-la):

10. QR code

O QR é um código de barras bidimensional, que serve para armazenar informações e URLs. No caso da NFC-e, o QR code serve para a consulta da nota fiscal.

Mas como assim?

Pois bem, com o aplicativo leitor de QR Code, o contribuinte pode ler o código com a sua câmera e acessar a NFC-e no site da Sefaz pelo próprio celular, por exemplo. Essa é uma boa prática para descobrir se não houve problemas na transmissão da transação e garantir que os impostos foram retidos corretamente. 

11. Rejeição 

Quando acontece algum erro no envio da NFC-e à Sefaz, o contribuinte recebe uma resposta em forma de rejeição. As suas causas são variadas, mas, os principais casos são:

• erros no cadastro do produto;
• dados errados do varejista ou do contribuinte;
• empresas não cadastradas para a emissão de NFC-e;
• assinatura digital corrompida.

É importante ficar atento para evitar as rejeições NFC-e, pois não é possível finalizar a venda quando elas acontecem. Ou seja, uma simples rejeição NFC-e pode gerar o aumento da fila no seu ponto de venda e aborrecer os seus clientes. 

12. XML

O XML é a versão digital da nota fiscal que tem validade. Corresponde ao padrão de escrituração nacional e deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos. 

13. Emitente

O emitente é a pessoa jurídica ou física responsável pela emissão da NFC-e. Em geral, é o próprio estabelecimento comercial que vende o produto ao consumidor final. Seus dados — como CNPJ, razão social e endereço — são obrigatoriamente informados no XML e no Danfe da NFC-e.

14. Destinatário

O destinatário é o consumidor final da mercadoria ou serviço. Na NFC-e, o preenchimento dos dados do destinatário é opcional em operações de varejo, mas pode ser necessário em situações específicas, como vendas para consumidor contribuinte de ICMS ou vendas de alto valor.

15. Chave de Acesso

A chave de acesso é um código numérico de 44 dígitos que identifica de forma única cada NFC-e emitida. Ela é impressa no Danfe NFC-e e usada para consultas e validações do documento no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz).

16. Protocolo de Autorização

Após a transmissão da NFC-e à Sefaz e a validação dos dados, é gerado um número chamado Protocolo de Autorização. Esse número comprova que a nota fiscal foi autorizada e registrada nos sistemas da Sefaz.

17. Status de Autorização

O status de autorização é a resposta que a Sefaz envia após o envio da NFC-e. Pode indicar “Autorizado”, “Rejeitado”, “Denegado” ou outras situações. Cada status orienta o emitente sobre o que deve ser feito a seguir.

18. Cancelamento de NFC-e

Após a emissão de uma NFC-e, se for identificado algum erro, pode ser necessário realizar o cancelamento do documento. Normalmente, o prazo para cancelamento é de 24 horas, e é preciso justificar o motivo. O cancelamento gera um evento específico no sistema da Sefaz.

19. Inutilização de Numeração

Quando uma sequência de números de NFC-e não foi usada (por exemplo, se um número foi pulado por erro de sistema), é obrigatório realizar a inutilização dessa numeração junto à Sefaz. Isso formaliza que aquela numeração não será utilizada e evita problemas fiscais futuros.

20. Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

A Carta de Correção Eletrônica é um documento que permite corrigir erros em campos específicos da NFC-e, como descrição de produto ou código fiscal. Não é permitido alterar valores, dados do emitente ou do destinatário. A CC-e também é transmitida eletronicamente e vinculada ao XML da nota.

21. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O MDF-e é um documento obrigatório para empresas que realizam transporte de mercadorias em veículo próprio ou contratado, vinculando várias NFC-es a uma única operação de transporte. Seu uso é mais comum em operações interestaduais ou quando o volume de mercadorias transportadas exige documentação adicional.

Com a leitura deste post, você entendeu 21 importantes termos do glossário NFC-e. A partir de agora, você sabe que a nota de consumidor melhora a rotina do contribuinte e é essencial para legalizar o seu negócio. 

Que tal descobrir mais sobre outro assunto para o varejo nacional? Ou ficar por dentro dos melhores softwares PDVs? É só ler o nosso post sobre a automação comercial!