Cancelamento por substituição de NFC-e: o que é, como funciona e prazos

Quem nunca emitiu duas notas para a mesma venda que atire a primeira pedra!

Brincadeiras à parte, esse tipo de situação é mais comum do que parece e, felizmente, já tem solução oficial há algum tempo:

O cancelamento por substituição. Neste artigo, você vai entender como funciona esse processo, quais os prazos atualizados e por que ele é essencial para manter sua empresa longe de dores de cabeça com o fisco.

Conteúdo

• O que é o cancelamento por substituição da NFC-e?
• Como o cancelamento por substituição funciona?
• Qual é a importância do cancelamento por substituição de NFC-e?
• Qual é o prazo para cancelar a NFC-e por substituição?
• Diferença de prazos para cancelamento de NFC-e e de cancelamento por substituição
• O que mudou em 2025?

O que é o cancelamento por substituição da NFC-e?

É um evento fiscal utilizado para anular uma NFC-e emitida em duplicidade, geralmente em cenários onde uma nota é emitida normalmente e outra em contingência fiscal.

Essa funcionalidade está disponível desde 2018, mas ainda pode gerar dúvidas, especialmente sobre quando utilizá-la corretamente.

Como o cancelamento por substituição funciona?

Esse tipo de cancelamento é necessário quando a falta de comunicação com o sistema da SEFAZ leva o emissor a gerar uma nota em contingência.

Caso a conexão seja restabelecida e a primeira nota (gerada normalmente) seja autorizada, ocorre a duplicidade.

Nesse caso, a nota em contingência — que foi entregue ao cliente — deve permanecer válida, e a nota autorizada posteriormente deve ser cancelada por substituição.

Qual é a importância do cancelamento por substituição de NFC-e?

A principal função do cancelamento por substituição é evitar pagamentos em duplicidade de tributos por uma única operação de venda.

Antes dessa implementação, não era incomum que empresas pagassem impostos em dobro por causa de falhas técnicas ou operacionais.

Com esse mecanismo, o empreendedor consegue manter sua conformidade fiscal e economizar tempo e dinheiro com possíveis retrabalhos e autuações.

Qual é o prazo para cancelar a NFC-e por substituição?

O prazo máximo para realizar o cancelamento por substituição é de até 168 horas (ou 7 dias corridos), contadas a partir da emissão da nota em contingência.

Esse tempo é maior que o prazo comum de cancelamento de NFC-e (30 minutos), justamente porque leva em conta possíveis instabilidades nos sistemas da SEFAZ.

Contudo, esse limite pode variar conforme a legislação de cada estado.

Recomenda-se acompanhar as notas técnicas e comunicados da SEFAZ estadual para garantir o cumprimento correto.

Diferença de prazos para cancelamento de NFC-e e de cancelamento por substituição

Veja abaixo o comparativo entre os dois tipos de cancelamento:

Tipo de cancelamento	Prazo máximo	Quando utilizar
Cancelamento de NFC-e comum	Até 30 minutos após a emissão	Quando houver erro identificado logo após a emissão da nota
Cancelamento por substituição	Até 168 horas (7 dias corridos)	Quando houver duplicidade gerada por nota de contingência

O que mudou em 2025?

Embora o procedimento siga as mesmas diretrizes desde 2018, alguns estados passaram a exigir mais rigor na justificativa do cancelamento por substituição a partir de 2025, com registros mais detalhados nos arquivos XML e maior atenção a operações com valores elevados.

Além disso, algumas UF passaram a emitir alertas automáticos quando identificam duplicidades potenciais, incentivando a regularização via cancelamento por substituição.

Essa medida busca reduzir fraudes e inconsistências em bancos de dados fiscais.

Conclusão

O cancelamento por substituição de NFC-e continua sendo um recurso essencial para manter a conformidade fiscal, especialmente em casos de falhas de comunicação ou contingência.

Com prazos estendidos e regras específicas, ele protege o contribuinte contra penalidades indevidas e garante maior transparência para a SEFAZ.

Se você lida com a emissão de NFC-e no seu dia a dia, é fundamental entender como aplicar esse recurso corretamente e acompanhar atualizações técnicas do seu estado.

Quer evitar problemas com rejeições de NFC-e? Confira nosso guia sobre rejeições mais comuns.