Descubra como evitar rejeições em notas fiscais: entenda os principais motivos e soluções

Ter uma nota fiscal rejeitada é algo comum no dia a dia das empresas, mas isso não precisa se transformar em dor de cabeça permanente. Ao identificar o motivo do problema, muitas vezes é possível corrigir de forma rápida e emitir o documento corretamente. Acompanhe este artigo para conhecer as causas mais frequentes de rejeições e, principalmente, como evitá-las.

Sumário

1. O que é uma nota fiscal rejeitada?
2. O que é denegação de uso?
3. Principais fatores que levam à rejeição
4. Como evitar ter uma nota fiscal rejeitada?
5. Onde encontro a tabela com os erros na emissão da nota fiscal?
6. Conclusão

O que é uma nota fiscal rejeitada?

Uma nota fiscal é rejeitada quando apresenta dados inconsistentes, incorretos ou incompletos. O sistema da SEFAZ faz o descarte imediato desse documento, retornando um código de erro que possibilita corrigir e transmitir a NF-e novamente. De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte, a validação pode resultar em:

• Rejeição – a NF-e será descartada, não sendo armazenada no banco de dados.
• Autorização de uso – a NF-e será devidamente armazenada.
• Denegação de uso – ocorre em casos de irregularidade fiscal e é registrada com esse status.

Vale lembrar que um único erro pode invalidar todo o lote de notas fiscais, pois a validação do Schema XML é feita em toda a mensagem de entrada.

O que é denegação de uso?

Diferentemente da rejeição, a denegação ocorre por causa da situação cadastral da empresa (emitente ou destinatário). São três as razões mais comuns:

1. Irregularidade fiscal do emitente;
2. Irregularidade fiscal do destinatário;
3. Destinatário não habilitado a operar na UF.

Para reverter a denegação de uso, a empresa precisa regularizar as pendências junto à SEFAZ.

Quais são os principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada?

Existem quase 500 motivos listados no Manual de Orientação do Contribuinte. Abaixo, conheça alguns dos erros mais comuns e como evitá-los.

Códigos 207 e 208: CNPJ inválido

Esses códigos indicam inconsistência no CNPJ informado (do emitente no código 207 e do destinatário no código 208). Geralmente, trata-se de um dígito faltando ou incorreto.

Como evitar: verifique sempre o CNPJ antes de emitir a nota.

Código 213: Inconsistência com Certificado Digital

Nesse caso, o CNPJ inserido na nota difere daquele cadastrado no certificado digital. Os números devem ser idênticos.

Como evitar: confira se o CNPJ do certificado digital corresponde ao que consta na NF-e.

Código 220: Fim do prazo de cancelamento

O cancelamento de uma NF-e geralmente precisa ser feito em até 24 horas após a autorização. Se essa tentativa ocorre depois do prazo, ocorre a rejeição.

Como evitar: estabeleça uma rotina para identificar rapidamente as notas que precisam ser canceladas.

Códigos 229 a 234: Problemas com a IE

Os códigos 230 e 233 informam a não identificação da Inscrição Estadual do emitente ou do destinatário. Já o 234 indica que a IE não está vinculada ao CNPJ, podendo ser caso de isenção (por exemplo, embaixadas e consulados).

Como evitar: verifique se a Inscrição Estadual informada está correta ou se há isenção.

Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria

O sistema apontou que o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) não condiz com a finalidade de devolução. É preciso conferir o código que se aplica corretamente.

Como evitar: utilize o CFOP correto para notas de devolução.

Código 539: Duplicidade

Indica que a NF-e está duplicada e difere apenas na chave de acesso. É necessário checar série, valores, datas de emissão, entrada e saída. Se estiver tudo correto, a sincronização pode ser refeita para aprovação.

Como evitar: verifique se a nota já foi emitida antes de reenviar.

Códigos 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins

Informam diferenças no total de PIS (602) ou Cofins (603) em relação ao somatório dos itens sujeitos ao ICMS. Para resolver, confira se há isenção (deixe os campos de alíquota e valor em branco, se for o caso) ou recalcule as somas corretamente.

Como evitar: revise atentamente os valores de PIS e Cofins.

Como evitar ter uma nota fiscal rejeitada?

Manter dados organizados e atualizados é o ponto de partida. Erros de digitação, cadastros incompletos ou desatualizados são as principais causas de rejeição. O uso de um sistema de gestão integrado pode reduzir drasticamente esses problemas ao automatizar a emissão das notas fiscais e evitar inconsistências.

Além disso, é fundamental reavaliar a Inscrição Estadual, numeração e série das notas emitidas, bem como implantar checklists de conferência. Esses processos gerenciais ajudam a padronizar a emissão e minimizam as falhas por descuido.

Onde encontro a tabela com os erros na emissão da nota fiscal?

No Manual de Orientação do Contribuinte, disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, há uma tabela intitulada “Motivos de Não Atendimento da Solicitação”, que vai da página 118 à página 130. Esse documento traz as especificações e critérios técnicos para integrar os sistemas das empresas e os órgãos fazendários.

Conclusão

Uma nota fiscal rejeitada pode, à primeira vista, causar transtornos no dia a dia empresarial. Entretanto, os códigos de erro são excelentes indicadores para corrigir processos e prevenir problemas futuros. Ao automatizar emissões, conferir dados cadastrais e estabelecer rotinas de verificação, é possível minimizar as chances de erro e garantir a conformidade fiscal de forma mais eficiente.