8 maneiras eficazes para aumentar a produtividade: guia completo e atualizado

Aumentar a produtividade é uma meta cada vez mais importante em um mundo repleto de demandas e distrações. Seja no trabalho ou na vida pessoal, buscar formas de otimizar o tempo e melhorar a concentração pode gerar resultados significativos. Nos próximos parágrafos, você descobrirá 8 maneiras eficazes para elevar seu desempenho, além de conferir indicações de livros, aplicativos e algumas estatísticas relevantes sobre o tema.

Sumário

• Planeje as suas tarefas
• Faça uma lista de prioridades
• Faça pausas durante o trabalho
• Pare de perder tempo com tarefas manuais
• Não seja multitarefas
• Comece pelas tarefas mais difíceis
• Estabeleça metas
• Pratique atividades físicas
• 10 livros sobre produtividade
• 5 aplicativos que vão aumentar a sua produtividade

1. Planeje as suas tarefas

Uma das formas mais simples de entender o que precisa ser feito é planejar. Ao definir previamente o que será realizado, você consegue visualizar todas as etapas do seu dia ou semana. Dessa forma, fica mais fácil identificar o que pode ser melhorado, delegado ou até mesmo descartado.

Uma dica prática é listar as tarefas na noite anterior ou no domingo, caso queira prever toda a semana. Agrupar ações relacionadas a um mesmo projeto ajuda a manter o foco. Mesmo com inúmeras ferramentas digitais disponíveis, escrever no papel ainda pode ser muito útil, pois estimula a memória e ativa diferentes áreas do cérebro.

2. Faça uma lista de prioridades

Outra estratégia fundamental para aumentar produtividade é estabelecer prioridades. Analise quais atividades são realmente importantes e execute-as antes das demais. Segundo o método GTD (Getting Things Done), criado por David Allen, dividir as tarefas e classificá-las de acordo com a relevância e prazo de entrega evita perder tempo com o que não é urgente.

Tenha sempre em mente que começar o dia sem uma lista de prioridades definidas pode gerar confusão e perda de tempo. Por isso, faça esse planejamento antes de iniciar suas atividades.

3. Faça pausas durante o trabalho

A ilusão de que produzir por muitas horas seguidas é eficiente pode comprometer sua saúde e seu desempenho. De acordo com a técnica Pomodoro, o ideal é trabalhar em blocos de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso. Após quatro ciclos, faça uma pausa maior de 30 minutos.

Já pesquisas mostram que dividir o trabalho em blocos ajuda a aprimorar o foco e a agilidade do cérebro. Outra abordagem, segundo o autor Tony Schwartz, é trabalhar 90 minutos e depois fazer um intervalo de 20 minutos para descansar.

4. Pare de perder tempo com tarefas manuais

Se você atua no mercado digital ou em qualquer segmento que permita automações, considere adotar ferramentas para simplificar processos repetitivos. Existem plataformas que automatizam desde o marketing por e-mail até a emissão de notas fiscais eletrônicas, como a Nota Gateway.

O objetivo dessas soluções é poupar o tempo que você gastaria em questões complexas, dando espaço para se concentrar no que é realmente estratégico para o crescimento do seu negócio.

5. Não seja multitarefas

Algumas pessoas acreditam que realizar várias atividades ao mesmo tempo é sinal de eficiência, mas pesquisas mostram o contrário. Segundo um estudo da Universidade de Londres, tentar se dividir entre diversas tarefas pode resultar em uma queda de até 40% na produtividade.

Portanto, é mais vantajoso concentrar-se em uma atividade de cada vez. Defina blocos específicos para ler e-mails, atender ligações ou realizar anotações, pois essa abordagem tende a resultar em um desempenho melhor.

6. Comece pelas tarefas mais difíceis

Geralmente, as tarefas mais trabalhosas são deixadas para depois, o que leva à procrastinação. No entanto, se deseja elevar sua produtividade, comece por elas. Como demandam maior esforço, é melhor realizá-las quando você está com mais energia — de preferência, no início do dia.

Deixar tarefas complexas para o final do expediente pode fazer com que você não apresente seu melhor desempenho, já que o nível de concentração e vigor tende a ser menor nesse período.

7. Estabeleça metas

Ter metas claras é fundamental para medir resultados e avaliar se você está realmente evoluindo no seu planejamento. É por meio delas que você identifica se o gerenciamento de tempo está adequado e se as tarefas foram concluídas conforme o esperado.

Essas metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos. Esse conjunto de critérios é conhecido como SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

8. Pratique atividades físicas

A prática de exercícios regulares impacta positivamente a produtividade, pois melhora a circulação sanguínea, libera endorfina e reduz os níveis de estresse. De acordo com um estudo publicado pelo American College of Sports Medicine, a atividade física consistente contribui para um melhor desempenho cognitivo e emocional.

Tente encontrar uma modalidade que seja prazerosa para você. Alguns estudos sugerem que se exercitar pela manhã aumenta a disposição ao longo do dia, mas o importante é definir um horário que se encaixe na sua rotina.

10 livros sobre produtividade que você precisa conhecer

1. Trabalhe 4 horas por semana – Tim Ferris
2. Foco – Daniel Goleman
3. De onde vêm as boas ideias – Steven Johnson
4. 10 days to faster reading – Abby Marks-Beale
5. Mindset – Carol S. Dweck
6. Hackeando tudo – Raiam dos Santos
7. A meta – Eliyahu M. Goldratt & Jeff Cox
8. Como ter um dia ideal – Caroline Webb
9. The Checklist Manifesto – Atul Gawande
10. Decisive – Dan Heath & Chip Heath

5 aplicativos que vão aumentar a sua produtividade

• Rescue Time: monitora quanto tempo você gasta em cada tarefa.
• Toggl: analisa o tempo que você demora para executar as tarefas e verifica o custo-benefício.
• Any.do: possibilita armazenar listas, tarefas e anotações em um único local.
• Trello: auxilia no gerenciamento de equipe e tarefas de forma visual.
• Google Drive: cria e compartilha arquivos (textos, apresentações, planilhas) em nuvem.

Técnica/Ferramenta	Benefício
Planejamento prévio	Organização do dia e foco no que é prioritário
Lista de prioridades	Define tarefas urgentes e importantes
Pomodoro	Divide o trabalho em blocos, mantendo a concentração
Automação de tarefas	Evita o desperdício de tempo em processos manuais
Foco em uma tarefa	Reduz a sobrecarga mental do cérebro multitarefa
Priorizar tarefas difíceis	Exige energia máxima e evita procrastinação
Metas SMART	Permite medir e avaliar o progresso de maneira clara
Exercícios físicos	Melhora a disposição e a saúde mental

Conclusão

Como você pôde ver, aumentar a produtividade não significa trabalhar mais, e sim trabalhar de maneira mais inteligente. Ao adotar técnicas de planejamento, fazer pausas estratégicas, eliminar tarefas manuais e estabelecer metas claras, fica muito mais fácil entregar resultados sem comprometer a saúde.

Comece aplicando essas dicas hoje mesmo: planeje suas atividades, priorize o que é mais importante, automatize o que puder e não se esqueça de cuidar de si mesmo. Assim, você terá um desempenho cada vez melhor e ainda conseguirá tempo para descansar e curtir momentos de lazer.