NFS-e: como emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

A emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é fundamental para quem presta serviços, seja no ambiente online ou offline. Além de garantir a legalidade das operações, o processo eletrônico agiliza e simplifica rotinas que antes eram extremamente burocráticas. A seguir, você vai aprender como esse documento funciona, quem precisa emitir, quais são os impostos envolvidos e como automatizar a emissão para não perder tempo com tarefas repetitivas.

Segundo dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), o Brasil conta com mais de 13 milhões de microempreendedores individuais (MEIs) ativos. Desde setembro de 2023, os MEIs devem emitir suas NFS-e pelo padrão nacional, o que reforça ainda mais a necessidade de entender e dominar o processo de emissão.

Sumário

1. O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?
2. Como funciona a emissão de NFS-e?
3. Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
4. Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
5. Quem deve emitir uma NFS-e?
6. Como calcular os impostos da nota fiscal de serviço?
7. Como cancelar uma NFS-e?
8. Quais termos você deve conhecer para emitir a NFS-e?
9. Como resolver os problemas ao emitir nota fiscal de serviço eletrônico?
10. Por que você deve emitir a NFS-e?
11. Quais são os desafios da emissão de NFS-e?
12. Hora de emitir NFS-e!
13. Conclusão

O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é um documento virtual que comprova a prestação de um serviço. Sua emissão ocorre quando há uma transação entre quem vende o serviço e o cliente, servindo tanto como um comprovante fiscal quanto como um recibo com validade jurídica.

Com a digitalização do processo, não é mais necessário emitir documentos em papel, reduzindo custos e oferecendo maior praticidade. No caso da NFS-e, a transferência de informações acontece diretamente no sistema da prefeitura do município onde a empresa prestadora de serviços está sediada.

Como funciona a emissão de NFS-e?

É possível emitir a NFS-e de diferentes maneiras, variando conforme as regras de cada prefeitura e do perfil do emissor:

1. Portal da prefeitura: A empresa faz seu credenciamento no site do município e emite a nota diretamente ali. Cada prefeitura pode exigir procedimentos específicos, como certificado digital, login e senha.
2. Portal Nacional da NFS-e (para MEIs): Desde setembro de 2023, o Microempreendedor Individual (MEI) deve emitir a NFS-e pelo padrão unificado. O cadastro é simples e permite emissão de forma mais rápida.
3. Software de automação fiscal: Ferramentas como Nota Gateway ajudam na emissão automática das notas. Você não precisa preencher todos os dados manualmente, ganhando agilidade e reduzindo a chance de erros.
4. Emissores gratuitos: Instituições como o SEBRAE fornecem emissores gratuitos para pequenos negócios, facilitando a vida de empreendedores que estão começando.

Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é utilizada para compra e venda de produtos, enquanto a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) se destina a documentar a prestação de serviços.

• NF-e: Focada na arrecadação do ICMS, administrado pelo estado.
• NFS-e: Focada na arrecadação do ISS, administrado pelo município.

Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

Emitir a NFS-e traz diversas vantagens para o negócio, entre elas:

• Redução de custos com papel e armazenamento.
• Validade jurídica e fiscal.
• Menos chance de erros em tarefas repetitivas.
• Automatização do processo burocrático e tributário.
• Maior segurança e organização nas transações.
• Melhor controle financeiro, pois é possível gerar relatórios completos.

Quem deve emitir uma NFS-e?

Toda empresa que presta serviços, seja qual for o regime tributário, deve emitir NFS-e (exceto em raras situações previstas em lei). MEIs, Pequenas e Médias Empresas (PMEs) e até pessoas físicas que prestam serviços são obrigados a fornecer o documento quando atendem outra pessoa jurídica. Lembre-se de consultar as regras municipais para confirmar se há alguma especificidade.

• Exemplos de quem deve emitir: empresas de SaaS, academias, clínicas médicas e veterinárias, escolas, faculdades, eventos, vendas de cursos online e muito mais.
• Quem não emite corre o risco de sofrer multas e outras penalidades, pois a sonegação de impostos é considerada crime no Brasil.

Como calcular os impostos da nota fiscal de serviço?

O valor do imposto (ISS) incide sobre o preço do serviço prestado. A alíquota varia conforme o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) e de acordo com as determinações da prefeitura. Sempre consulte um contador para garantir a exatidão das informações e o recolhimento correto dos tributos.

Como cancelar uma NFS-e?

O cancelamento geralmente é feito no mesmo portal onde a NFS-e foi emitida, seja no site da prefeitura ou em um sistema de emissão. É necessário seguir os passos indicados pelo órgão municipal e aguardar a aprovação. Vale lembrar que:

• Algumas prefeituras dão um prazo de até 24 horas para cancelamento.
• Outras não permitem cancelar depois de determinado período ou nem possibilitam o cancelamento.
• Se você utiliza um software integrado como Nota Gateway, é possível solicitar o cancelamento de forma automatizada.

Quais termos você deve conhecer para emitir a NFS-e?

Certificado Digital

O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa física ou jurídica. Ele autentica as informações da nota fiscal, garantindo a integridade e a segurança do processo de emissão. Os principais tipos são A1 (arquivo digital com validade de 1 ano) e A3 (cartão ou token físico com validade de 1 a 3 anos).

RPS (Recibo Provisório de Serviços)

É um documento que substitui temporariamente a emissão de NFS-e quando não é possível gerar a nota no momento exato (por falta de internet, por exemplo). O RPS deve ser convertido em NFS-e dentro do prazo estabelecido pela prefeitura. Não são todos os municípios que permitem o uso do RPS.

Dados de competência e dados de emissão

Competência: data em que o serviço foi prestado.

Emissão: data em que a nota fiscal é efetivamente enviada e registrada no sistema da prefeitura.

XML

O XML é o arquivo eletrônico que contém todos os dados da nota fiscal. Por lei, esse documento deve ser armazenado por pelo menos 5 anos, não havendo a necessidade de impressão em papel.

Como resolver os problemas ao emitir nota fiscal de serviço eletrônico?

O uso de uma plataforma especializada é a melhor forma de lidar com as instabilidades dos sites das prefeituras e processos manuais. É nesse contexto que entra a Nota Gateway, um emissor de NFS-e automatizado que se conecta aos meios de pagamento que você utiliza — por exemplo, PagSeguro, Pagar.me, iugu, entre outros — e garante a emissão mesmo quando a prefeitura está instável.

O software faz tentativas automáticas até conseguir gerar o documento, evitando perdas de prazos e possíveis multas. Além disso, mesmo que a prefeitura não permita integração direta, a ferramenta consegue contornar a limitação por meio de processos internos otimizados.

Por que você deve emitir a NFS-e?

A legalidade fiscal é o principal motivo para não deixar de emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Quem sonega impostos pode sofrer sanções legais, incluindo multas e até pena de prisão em casos mais graves. No caso de MEIs, a emissão de NFS-e para pessoa jurídica tornou-se obrigatória em todo o país. Portanto, esteja atento às regras para não se complicar com o Fisco.

Quais são os desafios da emissão de NFS-e?

Mesmo com a evolução tecnológica, ainda existem gargalos que podem causar dificuldades:

• Instabilidades na prefeitura: Muitos sites ficam fora do ar no início e no fim do mês.
• Variação do serviço prestado: Exige atenção ao cadastro de cada código de serviço, principalmente para quem atua em diferentes nichos.
• Retenção de ISS: Em alguns cenários, a retenção do imposto pode ser feita pelo tomador do serviço, dependendo de cadastro em órgãos como o CPOM.
• Falta de integração automática: Nem todas as prefeituras permitem emissões integradas, exigindo soluções específicas para automação.
• Mudanças sem aviso: A troca de sistemas municipais pode acontecer sem previsão, obrigando o empreendedor a se adaptar rapidamente.
• Uso (ou não) de RPS: A regulamentação do RPS varia conforme o município, causando confusões sobre quando e como utilizar o recibo provisório.

Hora de emitir NFS-e!

A emissão da NFS-e é essencial para quem trabalha no mercado digital, vendendo cursos online, eBooks, webinars, bem como para quem atua em ambientes físicos, como clínicas, academias e eventos. Embora o processo possa parecer complexo à primeira vista, ter um sistema automatizado, como o da Nota Gateway, facilita muito, pois você pode focar no crescimento do seu negócio enquanto o software cuida das tarefas burocráticas.

Quer descobrir se chegou o momento de automatizar de vez as suas notas? Analise a quantidade de transações do seu negócio, o tempo dedicado à emissão manual e os riscos de erro humano. Se esses fatores forem significativos, a automação faz todo sentido.

Conclusão

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) simplifica a vida do empreendedor ao eliminar burocracias e custos com papel. Independente do porte de sua empresa, ficar em dia com a legislação é fundamental para evitar problemas fiscais. Com a ajuda de um emissor especializado, como a Nota Gateway, você garante a emissão rápida, sem depender das instabilidades dos sites das prefeituras.

Agora que você já sabe como emitir a NFS-e, quais são as vantagens e os desafios, está na hora de colocar tudo em prática. Mantenha a organização fiscal do seu negócio sempre em dia e foque no crescimento das suas vendas.