SaaS e a emissão de NFS-e: os 4 principais desafios (e como superá-los)

De acordo com o relatório Doing Business 2020 do Banco Mundial, o Brasil ocupa uma das últimas posições no ranking de facilidade para se fazer negócios, sobretudo pela alta complexidade de seu sistema fiscal. Nesse cenário, a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) se torna ainda mais desafiadora para empresas de Software como Serviço (SaaS).

Pensando nisso, reunimos aqui os principais desafios enfrentados nesse processo e as soluções para lidar com cada um deles de forma mais prática e eficiente. Confira!

Sumário

• 1. Instabilidade na Prefeitura
• 2. Variação do Serviço Prestado
• 3. Retenção do ISS
• 4. Falta de Integração Automática

1. Instabilidade na Prefeitura

Um dos maiores contratempos enfrentados na emissão de NFS-e é a instabilidade dos sistemas das prefeituras. Em diversas cidades brasileiras, é comum que o sistema fique fora do ar ou apresente lentidão, especialmente em períodos de pico, como início e fim de mês.

Essas falhas podem atrasar o processo de emissão e até causar o esquecimento de algumas notas, gerando multas ou problemas contábeis. Por isso, é recomendável não deixar para emitir as notas na última hora. Além disso, uma solução que faça várias tentativas de emissão automática pode ser determinante para não perder prazos.

2. Variação do Serviço Prestado

Em um modelo de negócio SaaS, é comum prestar diferentes tipos de serviços que exigem códigos de identificação específicos na hora de emitir a NFS-e. Cada município adota o próprio código de identificação de serviços, o que obriga a empresa a acompanhar e usar o código correto a cada nova venda.

Empresas optantes pelo Simples Nacional também devem informar a alíquota correspondente à sua faixa de impostos na nota, que pode variar mensalmente. Logo, é fundamental manter essa informação atualizada periodicamente para evitar inconsistências.

3. Retenção do ISS

A depender da localidade, do tipo de serviço e até mesmo da localização do cliente, pode haver a retenção do ISS pelo tomador do serviço. Algumas prefeituras exigem que empresas fora de seu município façam um cadastro local, como o CPOM (Cadastro de Empresas de Fora do Município).

Caso esse cadastro não seja realizado, o cliente pode reter parte do valor do serviço para pagamento do imposto, o que impacta diretamente o seu faturamento. Manter-se informado sobre a legislação de cada cidade e realizar os cadastros necessários é essencial para não ter surpresas desagradáveis.

4. Falta de Integração Automática

A ausência de um webservice unificado e a falta de integração com sistemas automatizados em muitas prefeituras brasileiras tornam a emissão de NFS-e um processo manual, burocrático e sujeito a erros.

Trabalhar com procedimentos manuais reduz a produtividade e aumenta custos, além de tornar mais suscetível a equívocos de preenchimento e controle. Para resolver esse problema, há soluções que fornecem APIs capazes de unificar a comunicação com prefeituras de todo o país — inclusive as que não possuem integração via webservice oficial.

É nessa hora que a Nota Gateway se destaca, pois permite a emissão automática em inúmeros municípios, muitas vezes sem precisar de certificado digital, otimizando a emissão de notas e eliminando grande parte da burocracia.

Conclusão

Em um país onde o sistema tributário é complexo e repleto de variações regionais, a emissão de NFS-e para negócios SaaS pode se tornar um verdadeiro desafio. Instabilidades nos sistemas municipais, necessidade de ajustar alíquotas e códigos de serviço, exigências de retenção de ISS e a falta de integração automática são obstáculos que demandam atenção constante.

A boa notícia é que o mercado já oferece soluções inteligentes, como a Nota Gateway, que assumem grande parte desse trabalho. Assim, você pode dedicar seu tempo ao que realmente importa: fazer o seu negócio crescer de forma sustentável e livre de complicações fiscais.