Obrigações Acessórias: entenda como simplificar e evitar multas

Manter uma empresa regularizada no Brasil é um grande desafio, sobretudo quando falamos de obrigações acessórias. Essas declarações e documentos, enviados periodicamente aos órgãos fiscalizadores, são fundamentais para comprovar a regularidade fiscal e tributária do negócio. O não cumprimento ou atraso na entrega desses registros pode acarretar multas significativas, prejudicando as finanças e a credibilidade da organização.

Neste artigo, você vai descobrir em detalhes o que são obrigações acessórias, como elas surgem, quais tipos existem para diferentes regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real) e como controlar prazos para evitar penalizações. Confira a seguir e fique por dentro das principais práticas para simplificar esse processo na sua empresa.

Sumário

1. O que são obrigações acessórias?
2. Como surgem as obrigações acessórias?
3. Tipos de obrigações acessórias dos regimes tributários
4. Importância das obrigações acessórias do lucro presumido
5. O que é uma obrigação tributária acessória?
6. Como saber quais obrigações acessórias sua empresa deve atender?
7. Como funcionam os prazos das obrigações acessórias?
8. Como fazer o controle das obrigações acessórias?
9. Quais são as obrigações acessórias mensais?
10. Conheça o Sistema Acessórias e não perca seus prazos
11. Conclusão

O que são obrigações acessórias?

As obrigações acessórias são declarações, relatórios e documentos que as empresas precisam enviar periodicamente aos órgãos de fiscalização (federais, estaduais ou municipais) para comprovar o pagamento correto de impostos e taxas. Elas funcionam como uma forma de “confirmação” das obrigações principais, ou seja, do recolhimento efetivo de tributos como ICMS, ISS, IRPJ, entre outros.

De acordo com o Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966), há duas categorias de obrigações tributárias:

• Obrigação principal: refere-se ao pagamento do tributo em si (imposto, contribuição ou taxa).
• Obrigação acessória: inclui a entrega de declarações, emissão de documentos e registros contábeis, entre outros procedimentos burocráticos.

Como surgem as obrigações acessórias?

Essas obrigações têm origem em exigências legais determinadas pelos diversos entes da federação. Na prática, o governo precisa de meios para acompanhar se o recolhimento de tributos está sendo feito corretamente. Assim, surgem as obrigações acessórias como forma de demonstrar que a empresa está em dia com suas obrigações principais, facilitando a fiscalização e diminuindo a possibilidade de sonegação.

Tipos de obrigações acessórias dos regimes tributários

Obrigações Acessórias do Simples Nacional

Para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, as obrigações acessórias tendem a ser mais simples e menos numerosas do que nos outros regimes. Entre as principais, destacam-se:

• DAS: Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que unifica diversos impostos em uma única guia.
• PGDAS-D: Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaração, informado mensalmente.
• DEFIS: Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, entregue anualmente até o último dia de março do ano seguinte.
• SEFIP/GFIP: declaração mensal trabalhista e previdenciária, relativa ao FGTS e à Previdência Social.
• RAIS: Relação Anual de Informações Sociais, onde constam dados sobre os empregados.
• CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, destinado a informar admissões e desligamentos de funcionários.

Obrigações Acessórias de Lucro Presumido

No regime de lucro presumido, as obrigações são mais numerosas e complexas. Entre as principais estão:

• DES: Declaração Eletrônica de Serviços (exigida por alguns municípios).
• DCTF: Declaração de Débitos Tributários Federais, informada mensalmente.
• SPED Fiscal: Escrituração Fiscal Digital, com dados sobre ICMS e IPI.
• GIA: Guia de Informação e Apuração do ICMS, obrigatória em diversos estados.
• ECF: Escrituração Contábil Fiscal, para demonstrar resultados e apuração do IRPJ e da CSLL.
• DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
• ECD: Escrituração Contábil Digital, entre outras declarações específicas.

Obrigações Acessórias de Lucro Real

O regime de lucro real é o mais complexo e envolve um conjunto ainda maior de obrigações acessórias:

• SINTEGRA: Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
• ECD: Escrituração Contábil Digital, substituindo livros fiscais em papel.
• EFD ICMS/IPI: Escrituração Fiscal Digital relacionada ao ICMS e IPI.
• SEFIP/GFIP: declarações mensais relativas ao FGTS e à Previdência Social.
• CAGED: controle de admissões e demissões.
• ECF e DIRF: acompanhamento contábil e declarações de retenções de impostos na fonte.

Importância das obrigações acessórias do lucro presumido

Para as empresas enquadradas no lucro presumido, o volume e a complexidade das declarações são maiores do que no Simples Nacional. Isso ocorre porque o governo precisa de mais informações para verificar se a apuração dos impostos está de acordo com a margem presumida de lucro.

Nesse regime, qualquer falha no envio ou atraso nas declarações pode acarretar multas elevadas e restrições operacionais. Além disso, os órgãos fiscalizadores utilizam esses dados para cruzar informações e identificar inconsistências na apuração de tributos.

O que é uma obrigação tributária acessória?

A obrigação tributária acessória refere-se ao dever de fornecer informações aos órgãos de fiscalização. Enquanto a obrigação tributária principal envolve o pagamento dos tributos (ICMS, ISS, IRPJ, etc.), a acessória concentra-se na entrega de documentos, declarações e relatórios para comprovar a quitação correta desses impostos.

Exemplos comuns incluem a DCTF, o SPED Fiscal, a emissão de notas fiscais eletrônicas, a EFD Contribuições e diversas outras obrigações que permitem aos governos monitorar a regularidade das empresas.

Como saber quais obrigações acessórias sua empresa deve atender?

A definição das obrigações acessórias a serem cumpridas depende de vários fatores:

• Regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
• Atividade econômica: comércio, indústria ou prestação de serviços.
• Localização: leis estaduais e municipais podem exigir declarações específicas (ISS, ICMS, etc.).
• Porte da empresa: empresas maiores tendem a ter mais obrigações e mais complexas.

Uma forma segura de identificar todas as exigências é contar com um contador especializado, que mapeará todos os requisitos de acordo com o perfil do seu negócio.

Como funcionam os prazos das obrigações acessórias?

Cada obrigação acessória tem um prazo específico, o que varia de acordo com a legislação do ente federado (federal, estadual ou municipal). As datas podem ser:

• Mensais: DCTF, EFD-Contribuições, GFIP e outras declarações entregues todo mês.
• Trimestrais: algumas obrigações podem exigir envio a cada três meses.
• Anuais: casos como a DEFIS (para o Simples Nacional) e declarações de Imposto de Renda Pessoa Jurídica.

Ficar atento a esses prazos é essencial para evitar multas e demais penalidades. Geralmente, a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda estaduais divulgam calendários anuais para orientar as empresas.

Como fazer o controle das obrigações acessórias?

O controle eficiente das obrigações acessórias permite que a empresa evite atrasos e erros. Algumas dicas para uma gestão organizada incluem:

• Software de gestão contábil: ferramentas que automatizam a geração e o envio de declarações, além de alertar sobre prazos de vencimento.
• Calendário fiscal: manter um cronograma interno com as datas-limite de cada obrigação.
• Documentação organizada: arquivar notas fiscais, recibos, livros fiscais e extratos de forma estruturada para agilizar a escrituração.
• Acompanhamento contínuo: revisões internas periódicas e atualização sobre mudanças na legislação fiscal.

Quais são as obrigações acessórias mensais?

Algumas das obrigações acessórias que costumam ter periodicidade mensal são:

• DCTF: informada até o 15º dia do mês seguinte, declarando débitos tributários federais.
• EFD-Contribuições: escrituração das contribuições do PIS, Cofins e IPI, também até o 15º dia do mês subsequente.
• SPED Fiscal: para empresas de Lucro Presumido e Lucro Real, abrange ICMS e IPI.
• GIA (ICMS): guia para informação e apuração do ICMS, dependendo das exigências estaduais.
• GFIP: guia para recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social, normalmente até o dia 7 do mês subsequente.
• IRPJ e CSLL (mensal): aplicável a empresas que optam pela apuração mensal no Lucro Real.

Conheça o Sistema Acessórias e não perca seus prazos

Para organizar e gerenciar de forma digital todos os prazos de entrega das obrigações acessórias, o Sistema Acessórias surge como uma solução especializada. Ele permite acompanhar diariamente lembretes sobre demandas mensais, anuais ou pontuais, além de armazenar documentos e recibos em nuvem com total segurança.

Através de um computador, tablet ou smartphone, o responsável pelo escritório de contabilidade pode consultar todos os processos, atribuir tarefas aos colaboradores e garantir que nada passe do prazo. Dessa forma, o risco de multas e complicações com o fisco diminui consideravelmente, trazendo mais tranquilidade e eficiência ao dia a dia.

Conclusão

Cumprir as obrigações acessórias é essencial para que a empresa mantenha sua regularidade fiscal e evite problemas com o governo. Desde documentos relacionados ao Simples Nacional até as complexas declarações de Lucro Presumido e Lucro Real, cada regime tributário impõe demandas específicas que devem ser atendidas de forma organizada e dentro dos prazos.

Com uma boa estratégia de controle, que envolva ferramentas de gestão, suporte contábil e acompanhamento contínuo, sua empresa terá mais segurança para focar em seu crescimento e manter-se em conformidade com as exigências legais.