Nota Fiscal de Entrada e Nota Fiscal de Saída: como emitir e o que muda com a Reforma Tributária

A Reforma Tributária chegou prometendo simplificar a vida das empresas — o que, no Brasil, significa que antes de tudo você vai ter que ler, reler, interpretar e explicar três vezes para ter certeza de que entendeu. 😅

E antes que tudo comece a fazer sentido (ou a complicar de vez), vale ajustar as bases.

Porque não adianta falar de novos tributos, novos códigos e novos layouts se a gente não revisita primeiro o básico que sustenta qualquer operação fiscal.

Para entender como a Reforma Tributária afetará as notas de entrada e de saída, é importante lembrar o que são esses documentos…

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é o documento que comprova que um produto ou bem entrou no estoque da sua empresa.

Ela não se limita apenas à compra: é utilizada em várias outras situações.

Você precisa emitir ou registrar uma nota de entrada quando:

• Recebe uma compra emitida pelo fornecedor
• Um cliente devolve um produto (principalmente pessoa física)
• Realiza uma importação
• Um item enviado para exposição, conserto ou industrialização retorna à empresa
• Arremata bens em um leilão
• O remetente não é contribuinte e não pode emitir nota fiscal

Como a entrada acontece na prática

Existem duas formas de gerar essa entrada:

1. Entrada via nota do fornecedor (B2B)

É a situação mais comum.

Você recebe o XML da nota emitida pelo fornecedor e realiza a entrada no ERP, com produtos, valores e tributos já definidos.

2. Entrada emitida pela própria empresa

Ocorre quando o remetente não emite nota fiscal, como pessoa física ou não contribuinte.

Nesse caso, você emite a nota de entrada, normalmente sem destacar tributos como ICMS.

Por que a nota de entrada é importante…

Sem o registro correto, sua empresa perde:

• Regularidade fiscal
• Base correta para cálculo de impostos na revenda ou industrialização

O que é nota fiscal de saída?

A nota fiscal de saída registra quando um produto deixa o estoque em direção ao cliente ou a outra empresa. Ela:

• Comprova a venda ou movimentação
• Registra valores, quantidades e tributos
• Alimenta o fluxo de caixa e a contabilidade
• Garante base para o recolhimento correto dos impostos

Informações necessárias na nota de saída

Para emitir uma nota de saída, é preciso informar:

• Descrição completa do produto, quantidades e valores
• NCM
• Alíquotas e tributos aplicáveis (ICMS, PIS, Cofins, IPI etc., até 2026)
• Dados do frete (FOB, CIF, transportadora, responsável pelo pagamento)
• CFOP correspondente à operação
• Demais informações fiscais exigidas pelo sistema

Registro das notas (escrituração fiscal)

As notas de entrada e saída precisam ser registradas na escrituração fiscal, o que permite:

• Apuração correta dos impostos
• Conferência de estoque
• Auditoria interna
• Atendimento à fiscalização

Como a reforma tributária muda as notas fiscais

A reforma tributária cria dois novos tributos:

• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) – federal
• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) – estadual e municipal

Esses tributos substituirão PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS ao longo de uma transição que vai até 2033. Isso implica mudanças estruturais no layout e nas informações das notas fiscais de produtos e serviços.

Impactos da reforma tributária na nota fiscal de saída

A nota de saída será a mais impactada, já que a responsabilidade pela classificação dos produtos e operações é da empresa emissora.

1. Novos tributos no documento

A nota deverá conter campos específicos para CBS e IBS, com base de cálculo e alíquotas próprias.

2. Novo código nacional de classificação tributária (cClasstrib)

Esse código reunirá:

• Alíquota padrão
• Alíquota reduzida
• Regimes específicos
• Cestas essenciais
• Situações especiais

O cClasstrib substitui CST, CSOSN e toda a lógica atual de classificação tributária.

3. Padronização nacional do layout

Os estados deixarão de ter variações próprias no layout das notas, migrando para um modelo nacional unificado.

4. Integração e rastreabilidade maiores

A nota de saída se torna ainda mais central para o Fisco:

• Cruzamento automático entre notas de entrada e saída
• Integração plena com a contabilidade
• Validação consistente das informações de IBS e CBS entre fornecedor e cliente

Impactos da reforma tributária na nota fiscal de entrada

A nota de entrada terá impacto menor na emissão, mas exigirá atualização dos sistemas e maior rigor na conferência.

1. Sistemas precisarão aceitar novos campos

O ERP deve ser capaz de processar:

• CBS
• IBS
• cClasstrib
• Novas estruturas de XML
• Novos modelos de validação da Sefaz

2. Conferência mais rígida

Com o crédito financeiro amplo do IBS e CBS, erros do fornecedor podem fazer você perder créditos importantes.

3. Integração com estoque e apuração

Erros na entrada podem afetar:

• Créditos tributários recebidos
• Apurações futuras
• Saldos a pagar ou receber no novo modelo de IVA Dual

Cronograma simplificado

Ano	O que acontece
2025	Adaptação voluntária e testes de layout
2026	NFS-e nacional obrigatória e início da transição
2027–2032	Convivência entre sistema antigo e novo
2033	Extinção oficial de ICMS, ISS, PIS, Cofins e IPI

Como emitir uma Nota Fiscal de Entrada e de Saída (passo a passo geral)

Embora cada prefeitura ou ERP utilize telas e menus diferentes, o processo de emissão segue uma mesma lógica em praticamente todo o Brasil. Veja o passo a passo geral para cada tipo de documento.

🧾 Como emitir uma Nota Fiscal de Saída

A nota de saída parte sempre da venda ou da movimentação do produto que está deixando o estoque. O fluxo geral é:

1. Selecione o tipo de nota
   Escolha NF-e, NFS-e ou modelo equivalente disponível no sistema.
2. Informe os dados do destinatário
   • CNPJ ou CPF
   • Razão social / nome
   • Endereço
     Normalmente o sistema já preenche automaticamente quando o cadastro existe.
3. Cadastre os produtos/serviços da operação
   • Descrição
   • Quantidade
   • Valor unitário
   • NCM
   • Unidade de medida
     Em serviços, informe o item da lista de serviços da LC 116/2003.
4. Defina o CFOP (natureza da operação)
   É o código que identifica o motivo da saída: venda, remessa, devolução, transferência etc.
5. Informe os tributos aplicáveis
   Até 2026: ICMS, PIS, Cofins, IPI, ISS (para serviços).
   Com a reforma: CBS, IBS e o novo cClasstrib.
6. Adicione dados de transporte, quando houver
   • Modal
   • Transportadora
   • Responsável pelo frete (FOB/CIF)
7. Revise e transmita a nota
   O sistema envia para a Sefaz ou prefeitura, que valida e autoriza.

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📥 Como emitir uma Nota Fiscal de Entrada

A nota de entrada pode surgir de um documento emitido por terceiros ou ser emitida pela própria empresa. O processo geral é:

Caso 1: Entrada via nota do fornecedor

Usado quando você recebe um XML de outro contribuinte.

1. Importe ou registre o XML da NF do fornecedor
2. O sistema preencherá automaticamente produtos, valores e tributos.
3. Confirme o CFOP da entrada (compra, devolução, retorno, importação etc.).
4. Valide os créditos de tributos, especialmente com a chegada de IBS/CBS.
5. Conclua o registro para que o estoque e a escrituração fiscal sejam atualizados.

Caso 2: Entrada emitida pela própria empresa

Usado quando o remetente não pode emitir NF (pessoa física ou não contribuinte).

1. Selecione “Nota de Entrada” no sistema
2. Informe os dados do remetente (mesmo que não seja contribuinte).
3. Cadastre os produtos/bens recebidos.
4. Escolha o CFOP adequado, como:
   • Devolução recebida
   • Entrada por compra a não contribuinte
   • Retorno de conserto ou industrialização
5. Na maioria dos casos, não há destaque de tributos.
6. Revise e autorize a nota.

Dicas para evitar erros

Guarde o XML — ele é o documento fiscal oficial, não apenas o PDF/DANFE.

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Conclusão

Sempre confira CFOP, NCM e situação tributária.

Compare as informações da sua nota de entrada com a nota de saída do fornecedor.

Certifique-se de que o sistema está atualizado para o novo padrão de IBS/CBS.

As notas de entrada e saída continuam existindo, mas passarão por mudanças profundas com a reforma tributária.

• Nota de saída: é a mais afetada, com novo código cClasstrib, novos tributos e layout nacional padronizado
• Nota de entrada: muda menos na emissão, mas exigirá ERPs atualizados e conferência rigorosa, já que os créditos dependem da classificação feita pelo fornecedor

Empresas que fizerem as atualizações necessárias ainda em 2025 terão uma adaptação mais tranquila.

Deixar para a última hora significa enfrentar custos maiores e mais retrabalho.