Inscrição estadual: guia completo para obter, consultar e manter seu cadastro em dia

A Inscrição Estadual (IE) é o registro que habilita uma empresa a recolher ICMS e emitir Nota Fiscal de Produto (NF‑e) no estado onde está estabelecida. Sem ela, negócios que comercializam mercadorias físicas não conseguem operar legalmente nem aproveitar benefícios fiscais. Este artigo explica, de forma prática e atualizada, como funciona a IE, quem precisa obtê‑la, quais documentos são exigidos e como consultar o número pelo CNPJ – tudo em conformidade com os processos da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada unidade da Federação.

Sumário

1. O que é Inscrição Estadual?
2. Para que serve a IE?
3. Quem é obrigado a ter IE?
4. Documentos necessários para solicitar
5. Como obter a Inscrição Estadual
6. Como consultar a IE pelo CNPJ
7. Prazo de emissão e acompanhamento
8. Diferenças entre IE, IM e outros cadastros
9. IE para MEI, ME e EPP
10. IE de Substituto Tributário
11. Boas práticas para manter o cadastro regular
12. Conclusão

1. O que é Inscrição Estadual?

A Inscrição Estadual é o número de identificação do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Sefaz. O formato possui nove dígitos:

• 2 primeiros – código do estado (UF);
• 6 seguintes – número sequencial atribuído ao estabelecimento;
• último – dígito verificador (controle).

2. Para que serve a IE?

• Recolher o ICMS sobre circulação de mercadorias;
• Emitir NF‑e e participar de regimes especiais (Ex‑Tarifário, incentivos regionais, etc.);
• Comprovar regularidade junto ao Fisco estadual e fornecedores.

3. Quem é obrigado a ter IE?

Empresas de qualquer porte que realizem:

• Indústria, atacado ou varejo de produtos físicos;
• E‑commerce com entrega de itens tangíveis;
• Importação, exportação ou armazéns gerais.

Exceção: negócios que comercializam exclusivamente produtos digitais (cursos on‑line, e‑books, SaaS) ou prestam serviços puros recolhem ISS via Inscrição Municipal e não precisam de IE.

4. Documentos necessários para solicitar

1. RG e CPF dos sócios ou responsável legal;
2. CNPJ ativo (obtido via REDESIM);
3. Contrato social ou Requerimento de Empresário;
4. Comprovante de endereço do estabelecimento;
5. Fotos do ponto comercial (quando exigido);
6. Alvará de funcionamento ou licença municipal;
7. E‑mail válido e, para MEI, o Certificado de Condição de MEI.

5. Como obter a Inscrição Estadual

O procedimento ocorre no portal da Sefaz do estado onde a empresa está localizada. Em 2025, todos os estados já integram o Cadastro Sincronizado (REDESIM), o que permite abrir CNPJ e IE num único fluxo, mas podem existir etapas adicionais:

1. Acesse o site da Sefaz/REDESIM da UF;
2. Preencha o formulário cadastral (DTE ou e‑Processo);
3. Anexe os documentos digitalizados;
4. Acompanhe o protocolo on‑line até a liberação da IE;
5. Receba o número e configure seu emissor de NF‑e.

6. Como consultar a IE pelo CNPJ

O meio mais prático é o SINTEGRA:

1. Entre em www.sintegra.gov.br;
2. Clique no estado desejado;
3. Informe o CNPJ e conclua a verificação de segurança;
4. Visualize a IE e a situação cadastral (habilitada, suspensa, baixada).

Algumas Sefaz estaduais também oferecem API REST para consulta automática — recurso integrado por plataformas como Nota Gateway.

7. Prazo de emissão e acompanhamento

O tempo varia de estado para estado: de 8 a 30 dias úteis. Utilize o número de protocolo ou o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) para receber alertas de exigências e deferimento.

8. Diferenças entre IE, IM, CAD‑ICMS, CFDF e NIRE

• IE – registro de ICMS para produtos físicos.
• Inscrição Municipal (IM) – registro de ISS para serviços ou produtos digitais.
• CAD‑ICMS – banco de dados de todos os contribuintes de ICMS; usa IE e CNPJ como chave.
• CFDF – equivalente à IE no Distrito Federal (vale para ICMS e ISS).
• NIRE – número de registro na Junta Comercial; comprova existência jurídica da empresa.

9. IE para MEI, ME e EPP

Para MEI: a IE é gerada automaticamente quando o CNAE exige ICMS. Para ME/EPP: a IE é solicitada no ato de constituição ou alteração contratual que inclua CNAE de comércio/indústria.

10. IE de Substituto Tributário

Quando a empresa recolhe ICMS em nome dos clientes (regime de substituição tributária), recebe uma IE‑ST específica, válida em todo o território nacional mediante convênio entre estados.

11. Boas práticas para manter o cadastro regular

• Atualize dados (endereço, CNAE, quadro societário) em até 30 dias;
• Armazene XML de NF‑e por 5 anos em serviço seguro na nuvem;
• Verifique pendências no DTE semanalmente;
• Utilize sistemas de emissão integrados (ex.: Nota Gateway) para evitar rejeições de nota por IE inválida;
• Faça auditorias semestrais com o contador para cruzar IE, IM, CNPJ e cadastros federais.

12. Conclusão

A Inscrição Estadual é peça-chave para operações que envolvem mercadorias físicas. Entender seu propósito, reunir a documentação correta e acompanhar o processo na Sefaz garantem agilidade e evitam multas por emissão irregular de NF‑e. Com o cadastro em dia e o apoio de ferramentas automatizadas, sua empresa cumpre obrigações, aproveita benefícios fiscais e foca no que realmente importa: crescer de forma sustentável e competitiva.