Emissão Manual de Nota Fiscal: Conheça os Principais Riscos e Proteja seu Negócio

A emissão de notas fiscais é um dos elementos essenciais para manter a legalidade e a saúde financeira de qualquer empresa. Deixar de emitir ou realizar esse procedimento manualmente pode causar problemas, como multas e sanções, além de prejudicar a reputação da organização.

Neste artigo, você vai entender por que a emissão manual de notas fiscais não é mais a melhor alternativa para o seu negócio, quais são os riscos envolvidos nesse processo e como a automação pode proteger sua empresa e otimizar o seu tempo.

Sumário

1. O que acontece se eu não emitir nota fiscal?
2. Como emitir nota fiscal?
3. Riscos de emitir nota fiscal manualmente
4. Como a automação de notas fiscais pode ajudar o seu negócio
5. Conclusão

O que acontece se eu não emitir nota fiscal?

Deixar de emitir notas fiscais não deve ser uma opção para empresas que desejam crescer de forma sustentável e dentro da lei. Além de colocar o empreendedor em risco de multas que podem chegar a 100% do valor não declarado, também há a possibilidade de ser acusado de sonegação fiscal, o que pode levar a 2 a 5 anos de prisão.

A nota fiscal garante que os impostos devidos são pagos e que o consumidor tenha o direito de solicitar esse comprovante. Em outras palavras, não emitir esse documento legal prejudica tanto a empresa quanto o cliente, arriscando a reputação do negócio e gerando complicações judiciais.

Como emitir nota fiscal?

Desde 2018, as empresas optantes do Simples Nacional estão obrigadas a emitir notas fiscais de forma exclusivamente eletrônica, seguindo a legislação brasileira (ex.: Resoluções do CGSN e Lei Complementar 123/2006). Aqueles que não são desse regime tributário ainda podem utilizar outros formatos, mas devem ter muita atenção para não incorrer em irregularidades.

A emissão eletrônica ocorre, em geral, pelos sites das prefeituras (para prestação de serviços) ou da Secretaria de Fazenda (para circulação de mercadorias), ou ainda por meio de softwares de emissão, como o Nota Gateway. Em ambos os casos, basta preencher as informações sobre a venda (valor, descrição, dados do cliente) e enviar o documento para validação e registro oficial.

Riscos de emitir nota fiscal manualmente

Apesar de não ser mais permitida para empresas optantes do Simples Nacional, a emissão manual ainda é realizada por alguns empreendedores de outros regimes tributários que insistem nesse processo. Entenda os principais riscos:

1. Pagar multas: O não cumprimento das leis fiscais pode resultar em pesadas multas, além de possíveis enquadramentos em crimes tributários.
2. Perder tempo: Emitir manualmente requer mais dedicação operacional, o que poderia ser direcionado para atividades estratégicas.
3. Ter mais custos que o necessário: Com o aumento do volume de vendas, cresce a demanda por emissão de notas, resultando em maiores gastos de mão de obra e outras despesas.
4. Ter retrabalho: Qualquer erro exige a repetição de processos, sendo comum enfrentar instabilidades em plataformas de emissão de prefeituras ou secretarias.
5. Problemas na comunicação interna: Armazenamento e busca de notas antigas podem gerar confusões e tornar a rotina burocrática.
6. Confundir data de competência e data de emissão: Cada prefeitura pode ter regras específicas sobre esses campos, aumentando a chance de erro e comprometendo o pagamento correto de impostos.

Como a automação de notas fiscais pode ajudar o seu negócio

A automação no processo de emissão de notas fiscais é a forma mais segura e prática de evitar os riscos acima. Com um emissor automático, como o Nota Gateway, você não precisa se preocupar com cada detalhe manualmente. Veja como isso funciona:

• Integração facilitada: O sistema pode se conectar aos principais meios de pagamento para emitir e enviar o documento fiscal ao cliente de forma imediata.
• Maior tempo para atividades estratégicas: Você passa menos tempo lidando com burocracia e mais tempo cuidando do crescimento do seu negócio.
• Flexibilidade e praticidade: É possível determinar o momento ideal da emissão (na cobrança, no pagamento ou após o período de garantia).
• Regularização de vendas antigas: O sistema permite importar transações anteriores, facilitando a legalização e o controle das obrigações fiscais.

Conclusão

Ao optar pela emissão manual de notas fiscais, você expõe sua empresa a multas, retrabalho, gastos desnecessários e outros problemas que podem afetar a saúde financeira e a credibilidade do negócio. Já a emissão eletrônica, especialmente com a ajuda de um software automatizado, garante praticidade, segurança e conformidade legal.

Portanto, se você ainda emite notas manualmente, considere migrar para uma solução automatizada como o Nota Gateway. Dessa forma, você assegura o cumprimento das normas fiscais, economiza recursos e se dedica ao que realmente importa: o desenvolvimento sustentável do seu empreendimento.