Documentos fiscais obrigatórios no transporte de cargas: guia prático e atualizado

Transportar mercadorias no Brasil exige uma série de documentos fiscais — eletrônicos e auxiliares — emitidos por embarcadores, transportadoras ou autônomos. Sem eles, a carga pode ser retida, o veículo multado e a operação, paralisada. Este guia reúne, em um só lugar, as obrigações vigentes em 2025, explica quem deve emitir cada documento, quando apresentá‑lo (impresso ou digital) e quais são as penalidades por descumprimento. Ao final, trazemos boas práticas para centralizar e armazenar tudo de forma segura.

Sumário

1. Por que os documentos fiscais são indispensáveis?
2. Documento eletrônico × documento auxiliar
3. Os 12 principais documentos de transporte de cargas
4. Quem emite cada documento? (tabela 2025)
5. Multas e penalidades atualizadas
6. Boas práticas de gestão documental
7. Conclusão

1. Por que os documentos fiscais são indispensáveis?

Além de comprovarem a legalidade da carga e do serviço de frete, os documentos:

• evitam autuações nos postos fiscais da Sefaz e da ANTT;
• reduzem riscos de apreensão de mercadorias e atrasos na entrega;
• garantem que o ICMS e os tributos do transporte sejam recolhidos corretamente;
• facilitam a rastreabilidade e a segurança jurídica em caso de sinistro.

2. Documento eletrônico × documento auxiliar

Cada obrigação possui um arquivo XML assinado digitalmente (versão eletrônica) e uma representação simplificada para consulta — o documento auxiliar (DANFe, DACTe, DAMDFE, etc.). Desde 1.º de janeiro de 2023, todos os auxiliares podem ser apresentados em formato PDF/QR Code no celular ou tablet, conforme Ajuste SINIEF 42/2022. Porém, nos trechos em que há fiscalização sem cobertura de internet, levar a versão impressa continua recomendável.

3. Os 12 principais documentos de transporte de cargas

1) NF‑e – Nota Fiscal Eletrônica

Comprova a transação comercial da mercadoria. Emitida pelo embarcador ou pelo próprio remetente da carga.

2) DANFe

Versão resumida da NF‑e. Deve acompanhar o veículo (digital ou impressa).

3) CT‑e – Conhecimento de Transporte Eletrônico

Registra a prestação do serviço de transporte. Obrigatório sempre que houver frete remunerado entre CNPJs ou CPF/CNPJ.

4) DACTe

Documento auxiliar do CT‑e; apresenta chave de acesso e resumo do frete.

5) MDF‑e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

Agrupa CT‑es e NF‑es de um mesmo veículo ou combinação veicular. Necessário para viagens interestaduais ou intermunicipais com mais de uma NF‑e/CT‑e.

6) DAMDFE

Auxiliar do MDF‑e; contém QR Code para leitura rápida em fiscalizações.

7) RCTR‑C – Apólice de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas

Seguro obrigatório que cobre acidentes (colisão, capotagem, incêndio). Número da apólice deve constar no MDF‑e.

8) CIOT – Código Identificador da Operação de Transporte

Gerado no sistema da ANTT (resolução 5.982/2022) para fretes contratados de TACs ou equiparados. Inclusão obrigatória no DAMDFE.

9) VPO – Vale‑pedágio obrigatório

Comprovante de pagamento antecipado dos pedágios, conforme Lei 10.209/2001. Dados vão no DAMDFE.

10) CRLV‑e – Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo eletrônico

Substitui o antigo CRLV em papel; disponível no app CDT. Licenciamento, IPVA, DPVAT e multas devem estar quitados.

11) Protocolo de averbação de seguro de carga

Comprova que o embarque foi averbado na seguradora (requisito para cobertura de roubo ou desaparecimento).

12) Romaneio de carga

Lista operacional (não fiscal) utilizada para conferência de volumes no embarque e no destino. Boa prática para evitar divergências.

4. Quem emite cada documento? (tabela 2025)

Documento	Responsável pela emissão	Apresentação ao fiscal
NF‑e / DANFe	Embarcador (dono da mercadoria)	DANFe impresso ou PDF/QR Code
CT‑e / DACTe	Transportadora ou contratante do frete	DACTe impresso ou digital
MDF‑e / DAMDFE	Transportadora ou embarcador com frota própria	DAMDFE impresso ou digital
CIOT	Contratante (transportadora ou embarcador)	Código no DAMDFE
RCTR‑C	Transportadora / TAC	Nº da apólice no MDF‑e
VPO	Embarcador	Comprovante + informação no DAMDFE
CRLV‑e	Proprietário do veículo	App CDT ou PDF impresso
Averbação de seguro	Transportadora / Embarcador	Protocolo eletrônico

5. Multas e penalidades atualizadas

• Falta de CT‑e, MDF‑e ou auxiliares: de R$ 550,00 a R$ 1.500,00 por documento (art. 78‑A, Lei 11.442/2007 + Ajuste SINIEF 09/2023).
• CIOT não gerado: R$ 5.000,00 (contratante) + R$ 1.500,00 (transportador), Res. ANTT 5.982/2022.
• VPO não pago: multa de R$ 550,00 e retenção do veículo (Lei 10.209/2001).
• Seguro RCTR‑C ausente: multa de R$ 1.100,00 e prazo de 30 dias para apresentação; após o prazo, suspensão da atividade (Res. SUSEP 407/2021).

6. Boas práticas de gestão documental

1. Automatize: use sistemas que integrem NF‑e, CT‑e e MDF‑e, importando chaves via XML e validando campos em tempo real.
2. Armazene na nuvem: mantenha XMLs e PDFs por 5 anos, com backups redundantes.
3. Centralize status: dashboards que cruzam Sefaz, ANTT e seguradora ajudam a prevenir viagens com pendências.
4. Avisos proativos: configurações de alerta (e‑mail, SMS) antes do vencimento de licenciamento, CNH e apólices.
5. Treinamento contínuo: motoristas devem saber abrir o PDF dos auxiliares no celular mesmo offline.

7. Conclusão

Cumprir as exigências fiscais no transporte de cargas é indispensável para evitar multas, garantir agilidade nas entregas e preservar a reputação da empresa. Ao dominar quais documentos emitir, quem é responsável por cada um e como apresentá‑los em fiscalizações, você mantém a operação regular e protege seu fluxo de caixa. Invista em sistemas integrados — como a Nota Gateway para gestão fiscal — para centralizar XMLs, gerar auxiliares em segundos e dirigir seu negócio rumo a uma logística mais segura, eficiente e 100 % em conformidade.